Vai kases grāmatai obligāti jābūt papīra formā?
Vai kases grāmatai obligāti jābūt papīra formā?
Skaidrās naudas uzskaite
Saskaņā ar Grāmatvedības likuma (GL) 14.panta 1. un 2.daļu uzņēmuma kasē saņemtās skaidrās naudas iemaksas un izmaksas no uzņēmuma kases reģistrē kases grāmatā. Kases grāmatu kārto katru dienu, kurā ir bijuši kases ieņēmumi vai izdevumi, norādot skaidras naudas atlikumu dienas sākumā, kases ieņēmumu un kases izdevumu kopsummas un skaidras naudas atlikumu dienas beigās. Ja uzņēmuma iepriekšējā kalendāra mēneša darbdienas vidējie kases ieņēmumi nav lielāki par 500 eiro, uzņēmums kases grāmatu var kārtot reizi nedēļā – nedēļas pēdējā darbdienā.
GL 14.panta 3.daļa nosaka, ka kases grāmatu var nekārtot, ja uzņēmums:
Ministru kabineta (MK) noteikumi Nr.625 "Prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem un kases grāmatas kārtošanai" nosaka prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem.
Atbilstoši MK noteikumu Nr.625 3. un 4.punktam kases ieņēmumu un kases izdevumu orderos jābūt norādītam:
Speciālas prasības ir noteiktas tikai kases grāmatai, kas tiek gatavota papīra formā – manuāli. Elektroniski sagatavojot kases ieņēmumu un izdevumu orderus, ieraksti automātiski tiek ievadīti kases žurnālā, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu, līdz ar to speciālas prasības elektroniskai kases grāmatai nav nepieciešamas un nav arī izstrādātas.
Saskaņā ar GL 33.panta 1.daļu uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības kārtošanu atbilstoši GL prasībām un uzņēmuma vadītājam ir pienākums nodrošināt grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādāšanu, izdošanu un tajos noteiktās kārtības ievērošanu uzņēmumā.
Ņemot vērā, ka aizvien vairāk uzņēmumi pāriet uz digitālo vidi un izvairās no dokumentiem papīra formā, nav saprotama uzņēmuma vēlme izdrukāt kases ieņēmumu un izdevumu orderus, īpaši, ja visa informācija ir pieejama vienuviet elektroniski. Neskaidrības varētu radīt rekvizīta "kasiera paraksts" nepieciešamība gan kases ieņēmumu, gan izdevumu orderos. Bet jāatceras, ka MK noteikumu Nr.625 8.punkts nosaka, ja uz attaisnojuma dokumenta (piemēram, izmaksu saraksta, iesnieguma, rēķina), kas kases izdevumu orderī norādīts kā izmaksas pamatojums un pievienots kases izdevumu orderim, ir uzņēmuma vadītāja vai viņa noteiktās personas parakstīts rīkojums vai cita veida apliecinājums skaidrās naudas izsniegšanai, kasiera paraksts uz kases izdevumu ordera nav obligāts.
Aprakstītajā situācijā skaidrās naudas kustība uzņēmuma kasē ir salīdzinoši vienveidīga, pārskatāma. Tādēļ atbilstoši normatīvajiem aktiem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem, iespējams piemērot attaisnojuma dokumentus katram ordera veidam:
Saskaņā ar Grāmatvedības likuma (GL) 14.panta 1. un 2.daļu uzņēmuma kasē saņemtās skaidrās naudas iemaksas un izmaksas no uzņēmuma kases reģistrē kases grāmatā. Kases grāmatu kārto katru dienu, kurā ir bijuši kases ieņēmumi vai izdevumi, norādot skaidras naudas atlikumu dienas sākumā, kases ieņēmumu un kases izdevumu kopsummas un skaidras naudas atlikumu dienas beigās. Ja uzņēmuma iepriekšējā kalendāra mēneša darbdienas vidējie kases ieņēmumi nav lielāki par 500 eiro, uzņēmums kases grāmatu var kārtot reizi nedēļā – nedēļas pēdējā darbdienā.
GL 14.panta 3.daļa nosaka, ka kases grāmatu var nekārtot, ja uzņēmums:
- kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā un kases ieņēmumus un izdevumus reģistrē saimnieciskās darbības ieņēmumu un izdevumu uzskaites žurnālā vai ieņēmumu uzskaites reģistrā;
- skaidrās naudas ieņēmumus reģistrē, izmantojot nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektroniskās ierīces un iekārtas, un darba dienas laikā saņemto skaidro naudu iemaksā maksājumu pakalpojumu sniedzēja (reglamentē Maksājumu pakalpojumu un elektroniskās naudas likums) atvērtā uzņēmuma kontā;
- kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā un kases ieņēmumus un izdevumus reģistrē naudas plūsmas uzskaites žurnālā.
Ministru kabineta (MK) noteikumi Nr.625 "Prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem un kases grāmatas kārtošanai" nosaka prasības kases ieņēmumu un kases izdevumu attaisnojuma dokumentiem.
Atbilstoši MK noteikumu Nr.625 3. un 4.punktam kases ieņēmumu un kases izdevumu orderos jābūt norādītam:
- dokumenta nosaukumam, numuram un datumam;
- ziņām par skaidrās naudas saņēmēju/izsniedzēju – uzņēmumu vai fizisku personu;
- ziņām par skaidrās naudas maksātāju/saņēmēju – uzņēmumu vai fizisku personu;
- skaidrās naudas iemaksas/izmaksas pamatojuma aprakstam (ja nepieciešams, norāda cita pamatojošā dokumenta nosaukumu, numuru un datumu);
- valūtas (valūtu) nosaukumam vai kodam;saņemamai/izsniedzamai skaidrās naudas summa, izteiktai ar cipariem;
- skaidrās naudas saņēmēja parakstam, ja pielikumā nav attaisnojuma dokumenta, kas apliecina skaidrās naudas izmaksu;kasiera parakstam.
Speciālas prasības ir noteiktas tikai kases grāmatai, kas tiek gatavota papīra formā – manuāli. Elektroniski sagatavojot kases ieņēmumu un izdevumu orderus, ieraksti automātiski tiek ievadīti kases žurnālā, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu, līdz ar to speciālas prasības elektroniskai kases grāmatai nav nepieciešamas un nav arī izstrādātas.
Saskaņā ar GL 33.panta 1.daļu uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības kārtošanu atbilstoši GL prasībām un uzņēmuma vadītājam ir pienākums nodrošināt grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādāšanu, izdošanu un tajos noteiktās kārtības ievērošanu uzņēmumā.
Ņemot vērā, ka aizvien vairāk uzņēmumi pāriet uz digitālo vidi un izvairās no dokumentiem papīra formā, nav saprotama uzņēmuma vēlme izdrukāt kases ieņēmumu un izdevumu orderus, īpaši, ja visa informācija ir pieejama vienuviet elektroniski. Neskaidrības varētu radīt rekvizīta "kasiera paraksts" nepieciešamība gan kases ieņēmumu, gan izdevumu orderos. Bet jāatceras, ka MK noteikumu Nr.625 8.punkts nosaka, ja uz attaisnojuma dokumenta (piemēram, izmaksu saraksta, iesnieguma, rēķina), kas kases izdevumu orderī norādīts kā izmaksas pamatojums un pievienots kases izdevumu orderim, ir uzņēmuma vadītāja vai viņa noteiktās personas parakstīts rīkojums vai cita veida apliecinājums skaidrās naudas izsniegšanai, kasiera paraksts uz kases izdevumu ordera nav obligāts.
Aprakstītajā situācijā skaidrās naudas kustība uzņēmuma kasē ir salīdzinoši vienveidīga, pārskatāma. Tādēļ atbilstoši normatīvajiem aktiem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem, iespējams piemērot attaisnojuma dokumentus katram ordera veidam:
- kases ieņēmumu orderis – ienākumi no kases aparātiem (kases čeks);
- kases izdevumu orderis:
- darba algas vai darba algas avanss (darba algas vai darba avansa izmaksu saraksti);inkasatori iemaksā naudu bankā (izraksts no bankas).